מר ליו, מנהל ה-Lean, העביר הכשרה נפלאה בנושא "מדיניות ותפעול רזה" לעובדים ברמת הביניים ומעלה בחברה. הרעיון המרכזי הוא שלארגון או לצוות חייבת להיות מטרת מדיניות ברורה ונכונה, וכל קבלת החלטות ודברים ספציפיים חייבים להתבצע סביב המדיניות שנקבעה. כאשר הכיוון והמטרות ברורים, חברי הצוות יכולים להתרכז ולהשקיע את כל כולם ללא חשש מקשיים; ניהול המדיניות קובע את הגובה, וניהול היעד משקף את הרמה.

הגדרת המדיניות היא "הכיוון והמטרה להנחיית הארגון קדימה". למדיניות שתי משמעויות: האחת היא הכיוון והשנייה היא המטרה.

כיוון הוא הבסיס ויכול להוביל אותנו לכיוון נתון.

המטרה היא התוצאה הסופית שאנו רוצים להשיג. מיקום המטרה חשוב מאוד. אם היא קלה מאוד להשגה, היא לא נקראת מטרה אלא צומת; אבל אם היא לא ניתנת להשגה וקשה להשגה, היא לא נקראת מטרה אלא חלום. מטרות סבירות דורשות מאמצים מרוכזים של הצוות וניתן להשיג אותן באמצעות עבודה קשה. עלינו להעז להעלות את המטרה, רק על ידי העלאת המטרה נוכל למצוא בעיות פוטנציאליות ולתקן פרצות בזמן; בדיוק כמו טיפוס הרים, אינך צריך לתכנן לטפס על גבעה בגובה 200 מטר, פשוט טפס עליה; אם אתה רוצה לטפס על הר האוורסט, זה לא אפשרי אם אין כוח פיזי מספיק ותכנון קפדני.

לאחר שנקבע הכיוון והמטרה, השאר הוא כיצד להבטיח שתמיד נעים בכיוון הנכון, כיצד לתקן סטיות בזמן, כלומר, באיזו שיטה להשתמש כדי להבטיח את מימוש המדיניות והמטרות, ולהבטיח שתכנון המערכת יהיה סביר ומעשי. הסיכויים למימוש יגדלו מאוד.

ניהול תפעולי של יעדי מדיניות נועד למעשה לאפשר לארגון לתכנן מערכת ניהול שתבטיח מימוש חלק של יעדי הארגון.

כדי להצליח בכל דבר, כישרונות הם הבסיס; תרבות ארגונית טובה יכולה למשוך ולשמר כישרונות; היא יכולה גם לגלות ולטפח כישרונות מתוך הארגון. חלק גדול מהסיבה לכך שאנשים רבים בינוניים הוא שהם לא הציבו אותם בתפקיד המתאים ויתרונותיהם לא נוצלו.

יש לפרק את יעדי המדיניות של הארגון שכבה אחר שכבה, תוך פירוק המטרות הגדולות ליעדים קטנים בהתאם לרמה, ועד לרמה הבסיסית ביותר; שכולם ידעו את המטרות של כל רמה, כולל יעדי החברה, יבינו ומסכימים זה עם זה, שכולם יבינו שאנחנו קהילת אינטרסים, וכולנו משגשגים וכולנו מפסידים.

יש לבדוק את מערכת ניהול התפעול בכל עת מארבעת ההיבטים הבאים: האם היא מיושמת, האם קיבולת המשאבים מספיקה, האם האסטרטגיה יכולה לתמוך בהגשמת המטרה, והאם האסטרטגיה מיושמת ביעילות. יש לאתר בעיות, להתאים אותן בכל עת ולתקן סטיות בכל עת כדי להבטיח את תקינותה ופעולתה היעילה של המערכת.

יש לנהל את מערכת ההפעלה גם בהתאם למחזור PDCA: העלאת יעדים, גילוי בעיות, תיקון פגיעויות וחיזוק המערכת. התהליך הנ"ל צריך להתבצע באופן מחזורי כל הזמן, אך אינו מחזור פשוט, אלא עולה במחזור.

על מנת להשיג את יעדי המדיניות, נדרש ניהול ביצועים יומיומי; יש להציג לא רק את יעדי המדיניות, אלא גם את השיטות השיטתיות הננקטות סביב מימוש יעדי המדיניות. האחת היא להזכיר לכולם לשים לב להנחיות ולמטרות בכל עת, והשנייה היא להקל על כולם לתקן סטיות בכל עת ולבצע כוונון עדין בכל עת, כך שלא ישלמו מחיר כבד על טעויות בלתי נשלטות.

כל הדרכים מובילות לרומא, אך חייבת להיות דרך שהיא הקרובה ביותר ובעלת זמן ההגעה הקצר ביותר. ניהול התפעול הוא לנסות למצוא קיצור דרך זה לרומא.